از Phoenix تا ArriveCAN: چگونه تدارکات فناوری اطلاعات را برطرف کنیم | نظر

محتوای مقاله

دو شکست بزرگ بسیاری از کانادایی‌ها را عمیقاً در مورد توانایی دولت فدرال برای به دست آوردن و مدیریت فناوری اطلاعات مورد نیاز برای اداره یک بوروکراسی قوی و مدرن با هزینه معقول نگران کرده است.

گزارش حسابرس کل در مورد برنامه ArriveCAN توانایی دولت را برای مدیریت تدارکات فناوری اطلاعات در بالاترین سطح زیر سوال برد. بدتر از آن، این گزارش ممیزی‌هایی را به یاد می‌آورد که به پروژه‌های بزرگ دیگر، به‌ویژه سیستم پرداخت فونیکس و سیستم نوسازی مزایای اشتغال و توسعه اجتماعی کانادا نگاه می‌کردند.

محتوای مقاله

اگرچه این پروژه‌ها در زمان‌های مختلف در بخش‌های مختلف با اهداف متفاوت اتفاق می‌افتند، اما از علائم یکسانی رنج می‌برند: تاخیرهای عمده و گرانی هزینه.

هزینه خرید از هر نوعی قابل توجه است. با توجه به الزامات تحول دیجیتال مداوم دولت، احتمالاً این نیازهای بودجه برای مدتی ادامه خواهد داشت. برای در نظر گرفتن این موضوع، در سال 2023، دولت فدرال 4.57 میلیارد دلار برای تدارکات فناوری اطلاعات هزینه کرد که در مجموع هزینه های تدارکاتی، پس از دفاع در رتبه دوم قرار دارد.

درست کردن آن بسیار مهم است، نه فقط به دلیل ارقام دلار درگیر. شکست در ارائه IT می تواند منجر به محرومیت از خدمات به کانادایی ها شود و در نهایت می تواند اعتماد عمومی عمومی به دولت را تضعیف کند.

از غربالگری مسافران گرفته تا بوروکرات های پولی

اگرچه نشانه‌ها و خرابی‌های مشابهی دارند، اما ArriveCAN، سیستم پرداخت فونیکس، و برنامه نوسازی تحویل سود، همگی رویکردهای متفاوتی برای تحویل دارند.

ArriveCAN فوراً در مدت زمان بسیار کوتاه – دو ماه – در پاسخ به الزامات بهداشت عمومی برای کاهش شیوع COVID-19 از سفرهای بین‌المللی توسعه یافت. این امر با معرفی اقدامات استثنایی امکان انعطاف پذیری در فرآیندهای تدارکات عمومی فراهم شد.

محتوای مقاله

از سوی دیگر، پروژه‌های فونیکس و نوسازی ابزار، پروژه‌های پیچیده و در مقیاس بزرگ با ریسک‌های ذاتی بالا بودند که سال‌ها قبل برنامه‌ریزی شده بودند.

با این حال، زیر ذره بین حسابرس کل، هر سه برنامه تدارکاتی از نقص‌های مشابهی رنج می‌بردند که منجر به شکست‌های مربوطه می‌شد: پاسخگویی ناکافی، فقدان تخصص داخلی، و تغییر در حوزه.

برای عبرت گرفتن از این نتایج و اطمینان از این که برنامه های تدارکات آتی به سرنوشت مشابهی دچار نمی شوند، باید چهار گام اساسی برای رسیدگی به مشکلات احتمالی در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت برداشته شود.

1). همکاری بیشتر بین بوروکرات های ارشد

کمیسیونی از معاونان وزیر باید تشکیل شود تا بررسی سیستماتیک رویه های تدارکات فناوری اطلاعات فدرال را انجام دهد. کمیته باید موظف شود ظرف یک سال به هیئت خزانه داری گزارش دهد و توصیه های خاصی را برای اصلاحات ارائه دهد.

این رویکرد در گذشته مورد استفاده قرار نگرفته است زیرا گزارش‌های حسابرس عمومی و سایر تحلیل‌ها به جای بررسی کل سیستم تدارکات فناوری اطلاعات فدرال، بر کمبودهای پروژه خاص متمرکز شده‌اند.

محتوای مقاله

کمیته معاونان وزیران باید با طیف گسترده ای از شرکت کنندگان در دولت فدرال و همچنین فروشندگان فناوری اطلاعات و حسابرس کل مشورت کند تا کامل ترین تصویر را از سیستم و نقاط قوت، ضعف و کاستی های آن بدست آورد.

انتصاب ارشدترین مقامات دولتی در این کمیسیون نشان دهنده تعهد به اقدام فوری دولت فدرال برای کمک به بازگرداندن اعتماد عمومی به این پرونده است.

2). کوچک و ساده برنده روز است

اتخاذ شیوه‌های بخش خصوصی با اثربخشی ثابت شده باید برای رفع شکاف‌های موجود در فرآیند تدارکات فدرال مورد بررسی قرار گیرد. رویکرد حداقل محصول قابل دوام (MVP) یک مدل رایج در صنعت فناوری خصوصی است.

هدف رویکرد MVP ایجاد محصول یا خدماتی است که فقط به موارد ضروری اولیه می پردازد و آنها را در اسرع وقت معرفی می کند. این بدان معنی است که نسخه اصلی اولیه محصول یا خدمات به سرعت تکمیل می شود و در اختیار مشتریانی قرار می گیرد که برای توسعه مداوم بازخورد ارائه می دهند.

مدل MVP به کنترل مقیاس پروژه کمک می کند و بر ویژگی های اصلی تمرکز می کند. این موضوع به نگرانی کلیدی مطرح شده توسط حسابرس کل می پردازد.

محتوای مقاله

همچنین به محدود کردن ریسک مالی از طریق اجرای مرحله‌ای و کاهش هزینه‌های اولیه در مقایسه با پروژه‌های پیشنهادی کاملاً مهندسی شده کمک می‌کند. علاوه بر این، انعطاف‌پذیری بیشتری برای رسیدگی به اولویت‌های در حال ظهور تعبیه شده است و تغییرات را می‌توان به طور موثر در اجرای پروژه ادغام کرد.

مدل MVP با موفقیت در شیوه های تدارکات دولتی توسط وزارت امور کهنه سربازان ایالات متحده (VA) در مدرن سازی مزایای جانبازان استفاده شده است. VA ابتدا بر ارائه خدمات ضروری به جانبازان، جمع آوری بازخورد کاربران و نظارت بر عملکرد متمرکز شد. نکته مهم این است که این پروژه در حد بودجه باقی ماند، عملکرد ویژگی های اصلی را ارائه کرد، بازخورد کاربران را در نظر گرفت و امروز به نه میلیون سرباز آمریکایی خدمت می کند.

3). ایجاد دانش داخلی IT

موضوع دیگری که توسط AG در همه این موارد مطرح شده است، نیاز به بهبود شایستگی دیجیتال در خدمات عمومی کانادا است. حمایت فزاینده از آموزش و آموزش ارائه شده به کارمندان دولت باید برای رفع این شکاف الزامی شود.

دوره های صلاحیت دیجیتال باید به لیست آموزش های اجباری وزارت دارایی برای کارمندان ملکی درگیر در پروژه های فناوری اطلاعات اضافه شود. برای استفاده بهینه از منابع موجود، توصیه می شود از آکادمی دیجیتال ارائه شده توسط دانشکده خدمات عمومی کانادا استفاده کنید.

محتوای مقاله

آکادمی دیجیتال در حال حاضر مجموعه‌ای از دوره‌ها را ارائه می‌دهد که با صلاحیت دیجیتال و تدارکات عمومی مرتبط هستند. با این حال، معرفی پیشنهادهای پیچیده تر در کل مفید خواهد بود.

4). پاداش عملکرد بهبود یافته

معاونان وزیر باید تشویق شوند تا شیوه های کارآمدتر را اتخاذ کنند و منجر به موفقیت بیشتر در خرید فناوری آینده شوند. بنابراین، هزینه عملکرد سالانه باید با موفقیت پروژه فناوری اطلاعات مرتبط باشد.

این امر به آنچه که حسابرس کل و دیگران مکرراً به عنوان پاسخگویی پراکنده و توجه ناکافی رهبران سطح اجرایی به این پروژه‌ها اشاره کرده‌اند، می‌پردازد. دولت می تواند این روند را با ارسال یک پیام قوی اصلاح کند که موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات در داخل و در میان ادارات فدرال اولویت بالایی دارد.

به نظر می‌رسد تاریخ نشان می‌دهد که تحویل و پذیرش سیستم‌های جدید فناوری اطلاعات در دولت فدرال به‌عنوان بخش فنی مدیریت عمومی در نظر گرفته می‌شود. در واقع موفقیت این پروژه ها در بطن مشروعیت دولت قرار دارد. مردم به طور فزاینده ای به مزایا و خدمات دولت فدرال منحصراً به صورت آنلاین یا الکترونیکی دسترسی پیدا می کنند – دوران ارسال فرم های پستی برای اکثریت قریب به اتفاق و رو به رشد گذشته است.

محتوای مقاله

اطمینان از استفاده از دلارهای مالیاتی برای اطمینان از کیفیت و مقرون به صرفه بودن ارتباطات بین شهروندان و دولت آنها باید به عنوان اولویت اصلی در قرن بیست و یکم تلقی شود.

جورج آمریکا-آبوزفین کارشناسی ارشد مدیریت دولتی از دانشکده مطالعات سیاست دانشگاه کوئینز است. توماس گویر کارشناسی ارشد مدیریت دولتی از دانشکده مطالعات سیاست دانشگاه کوئینز است. سارا حمسی پرستار ثبت نام شده و کارشناسی ارشد مدیریت دولتی در دانشکده مطالعات سیاست دانشگاه کوئینز است. سالی تواین پرستار ثبت نام شده و کارشناسی ارشد مدیریت دولتی در دانشکده مطالعات سیاست دانشگاه کوئینز است.
کوکول ساتیاپالان کاندیدای کارشناسی ارشد مدیریت دولتی در دانشکده مطالعات سیاست دانشگاه کوئینز است و با خدمات عمومی انتاریو به عنوان مشاور سیاستگذاری کار می کند.

توصیه‌های این مقاله از سوی تیم مدال طلا در مسابقات سالانه ملی پرونده مدیریت دولتی که توسط انجمن کانادایی برنامه‌های مدیریت دولتی (CAPPA) و موسسه مدیریت دولتی کانادا (IPAC) سازماندهی شده است، ارائه شده است. تجدید چاپ توسط Policy Options، حامی مسابقه.

محتوای مقاله